JENIS-JENIS SURAT DINAS KELAS 7 (MATERI DAN TUGAS) Selasa, 31 Maret 2020

Pengertian Surat Dinas

Daftar Isi Artikel Ini :

Lantas apa yang dimaksud dengan surat dinas ?? Pengertian Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Surat dinas juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau swasta untuk berbagai keperluan.

---

Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau sebuah lembaga yang digunakan untuk keperluan kedinasan. Dalam surat dinas berisi tentang keperluan kerja yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah maupun instansi swasta.

---

Isi surat dinas biasanya berisi pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas dan lain sebagainya. Jadi apabila ada surat yang ditujukan ke pihak lain dari suatu instansi yang berhubungan dengan kepentingan tugas maka surat itu dinamakan surat resmi. Surat dinas disebut dengan surat resmi karena sistem penulisan surat dinas harus ditulis dengan format dan bahasa yang resmi.

---

Surat Dinas adalah salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah. Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi,  pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu dikenal pula sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini, karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta.

Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas.  Kita juga dapat mendefinisikan surat dinas sebagai surat  yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi atau lembaga. Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu pemerintah atau swasta.

Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya isinya berupa urusan seperti penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin, pemberian tugas dan lain-lain. Oleh karena itu jika terdapat surat yang dikirimkan dari satu pihak ke pihak lain yang isinya berhubungan dengan kepentingan tugas ataupun kegiatan dinas suatu instansi, maka surat seperti itu disebut surat resmi.

---

Tujuan Surat Dinas

Tujuan surat dinas dikeluarkan adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin, pengumuman, penugasan dan lain-lain, kepada staff di instansi/lembaga terkait. Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.

---

Fungsi Dan Kegunaan Surat Dinas

Seperti yang telah disebutkan pada pengertian surat dinas diatas, surat resmi ini dibuat untuk maksud dan tujuan tertentu. Nah berikut ini ialah fungsi dari surat dinas:

1. Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin dan surat keputusan.
2. Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas tersebut, itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
3. Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
4. Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
5. Sebagai pedoman dalam sebuah pekerjaan
6. Sebagai alat pengikat
7. Sebagai bukti perkembangan suatu instansi
8. Sebagai arsip suatu instansi
9. Dan masih banyak lagi.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Kita dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan jenis surat lainnya. Nah berikut ini ialah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:

1. Terdapat kepala surat “kop surat” serta nama instansi/lembaga pada bagian kepala surat.
2. Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas pendukung.
3. Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.
4. Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan dalam berkomunikasi melalui surat.
5. Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/lembaga yang mengeluarkannya.
6. Bahasa yang dipergunakan adalah bahasa baku dan resmi
7. Adanya salam pembuka, seperti: Dengan hormat,…
8. Adanya salam penutup, seperti: Demikian surat ini…
9. Ada nomor surat
10. Lapiran bisa ada bisa tidak
11. Format surat tententu, biasanya format surat yang resmi
12. EYD yang digunakan benar
13. Adanya perihal yang jelas
14. Penggunaan cap atau stempel asli dari kantor/instansi tempat surat dibuat
15. Adanya kop surat disertai instansi/lembaga yang bersangkutan
16. Pemakaian media yang sesuai seperti ukuran, warna, jenis kertas, dan warna tinta
17. Bahasa yang dipakai singkat, lugas, dan jelas
18. Bahasa yang digunakan santun
19. Fakta boleh disajikan sesuai keperluan (bila benar-benar perlu)

Syarat – Syarat Surat Dinas

Dalam penulisannya surat dinas dibuat dalam format tertentu, nah berikut ini ialah syarat-syarat penulisan sebuah surat dinas yaitu:

• Format surat dinas harus dibuat sesuai dengan standar surat resmi dengan format yang teratur.
• Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan singkat, padat dan jelas.
• Bahasa yang digunakan dalam surat dinas ialah bahasa baku, sopan dan mudah dimengerti.
• Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan lembaga/instansi yang mengeluarkannya.
• Format penulisan harus baik dan sesuai dengan format surat dinas
• Isinya tidak terlalu panjang dan harus langsung pada inti yang akan disampaikan.
• Isinya harus menggambarkan citra dari instansi yang membuatnya
• Bahasa yang digunakan menggunakan bahasa yang sopan, resmi dan mudah dimengerti.
• Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan dan mudah untuk dipahami pembaca.
• Dan surat harus menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya.

Jenis-Jenis Surat Dinas

Sebenarnya ada banyak sekali yang termasuk dalam jenis surat dinas, beberapa diantaranya ialah:

Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepadaseseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,  permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok- pokok berikut.

• Identitas pemohon
• Isi permohonan.
• Tujuan dan alasan pemohon.
• Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
• Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang  perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu  berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :

• Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
• Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
• Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas  permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan :

• Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.
• Data pribadi pihak yang diterangkan.
• Isi keterangan.
• Keterangan tanggal berlakunya surat.
• Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

Surat Panggilan Kerja

Surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai untuk melakukan wawancara, pengujian dan keperluan lainnya terkait panggilan kerja.

Surat Perintah Perjalanan Dinas

Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/lembaga kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas. Umumnya perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.

Surat Perjanjian Kerja

Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh calon pekerja dan pihak perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan ketentuan yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.

TUGAS!

Carilah masing-masing jenis-jenis surat dinas di atas kemudian print out atau salin jenis-jenis surat di atas kirimkan foto selfi dan foto tugas ke wa 0895621990978. Batas pengumpulan sampai pukul 15.00 WIB. Silakan tinggalkan komentar untuk mengisi kehadiran hari ini. Selamat mengerjakan. Tetap di rumah, jaga kesehatan dengan minum vitamin setiap hari yah anak-anak ibu!